Formation Efficacité personnelle et gestion des réunions

Se comprendre soi-même et comprendre les autres

• Comprendre que lorsque nous demandons à d'autres personnes d'assister à une réunion, nous leur imposons notre liste de priorités
• Quelles sont les raisons qui nous poussent à agir de la sorte ?
• Sommes-nous conscients de l'impact de notre comportement sur les autres : réagissent-elles toujours comme nous le souhaitons et comme elles le devraient ? Si ce n'est pas le cas, pourquoi ?…

Le processus de gestion des réunions

• Pourquoi une réunion est-elle nécessaire ? Quelles sont les alternatives ? Certaines alternatives sont-elles préférables ?
• Le processus de convocation, d'animation et de préparation aux réunions :
  • Élaborer un ordre du jour pertinent incluant les objectifs de la réunion, le(s) sujet(s) à couvrir et les durées suggérées
  • Inviter uniquement les bonnes personnes, et personne d'autre
  • Animer la réunion : ne permettre que les interventions pertinentes (tout en faisant attention à distinguer ce qui est pertinent de ce qui ne l'est pas) ; respecter l'ordre du jour et les horaires
  • Rédiger les comptes rendus : pas nécessairement détaillés, mais au moins incluant les points d'action
  • Organiser des réunions de suivi le cas échéant

Participer aux réunions

• Dois-je assister à toutes les réunions auxquelles je suis invité ?
• Comment décider si je dois ou non assister à une réunion ?
• Quelles justifications puis-je invoquer pour refuser d'assister à une réunion ?
• Que puis-je faire d'autre pendant une réunion, en lien avec les participants, le sujet abordé et les horaires ?

Autres enjeux liés à l'efficacité personnelle et à la gestion du temps

• Définir des objectifs – personnels et professionnels – et s'y tenir
• Priorisation du travail
  • Comment décider de ce qui doit être fait ?
  • Comment prioriser ces activités ?
• Le temps imposé par les autres : est-ce que mon équipe et mes collègues travaillent pour moi, ou est-ce que je travaille pour eux… ?
• Les voleurs de temps : qu'est-ce d'autre m'empêche de gérer mon temps efficacement, et que puis-je faire à ce sujet ?
  • Courriels
  • Appels téléphoniques
  • Interruptions imprévues
  • Activités de substitution : procrastination…
  • Autres éléments…
• Délegation efficace
• Affirmation de soi : rechercher un compromis ; apprendre à dire “non” de manière efficace