Formation Efficacité personnelle et gestion des réunions

Comprendre soi-même et les autres

• Comprendre que lorsque nous invitons d'autres personnes à une réunion, nous leur imposons notre liste de priorités
• Qu'est-ce qui détermine notre comportement ?
• Sommes-nous conscients de l'impact de notre comportement sur les autres : réagissent-ils toujours comme nous le souhaitons et comme ils le devraient ? Si ce n'est pas le cas, pourquoi… ?

Le processus de gestion des réunions

• Une réunion est-elle nécessaire ? Quelles sont les alternatives ? L'une d'elles est-elle préférable ?
• Le processus pour convoquer, gérer et préparer les réunions :
  • Créer une ord du jour significative couvrant les objectifs de la réunion, les sujets à traiter et les durées suggérées
  • Inviter uniquement les bonnes personnes – et personne d'autre
  • Gérer la réunion : ne permettre que des contributions pertinentes (tout en faisant attention à différencier pertinent de non pertinent) ; respecter l'ordre du jour ; respecter le temps imparti
  • Produire des issues : pas nécessairement des procès-verbaux détaillés, mais au moins des points d'action
  • Organiser des réunions de suivi

Assister aux réunions

• Dois-je assister à toutes les réunions auxquelles j'invite ?
• Comment décider si (ou non) j'assiste aux réunions ?
• Quelles justifications ai-je pour refuser d'assister ?
• Que puis-je faire d'autre pendant une réunion, en lien avec les participants, le sujet discuté et les horaires ?

Autres questions d'efficacité personnelle et de gestion du temps

• Fixer des objectifs – personnels et professionnels – et s'y tenir
• Priorisation du travail
  • Comment décider de ce qui doit être fait ?
  • Comment prioriser ces activités ?
• Temps imposé par les employés : mes employés et collègues travaillent-ils pour moi, ou est-ce moi qui travaille pour eux… ?
• Voleurs de temps : qu'est-ce d'autre me vole du temps et que puis-je y faire ?
  • E-mails
  • Appels téléphoniques
  • Interruptions imprévues
  • Activités de substitution : procrastination…
  • Autres choses…
• Délégation efficace
• Assertivité : rechercher un compromis ; apprendre à dire « non » efficacement