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Plan du cours
Introduction à la gestion des dossiers
- Qu'est-ce que la gestion des dossiers et pourquoi est-elle importante
- Termes clés : dossiers, archives, actifs informationnels
- Principes d'une bonne gouvernance des dossiers
Cadres réglementaires et conformité
- Lois sur les documents publics et exigences de conservation
- Audits et mises en demeure juridiques
- ISO 15489 et autres normes internationales
Gestion du cycle de vie des dossiers
- Création, classification, stockage, conservation, élimination
- Gestion des métadonnées et traçabilité
- Protocoles d'archivage et de destruction sécurisée
Classification et planification de la conservation
- Développement de schémas de classification
- Établissement de règles de conservation basées sur les besoins juridiques, fiscaux et opérationnels
- Cycles de révision et gestion des exceptions
Dossiers numériques et automatisation
- Systèmes de gestion électronique de documents et de dossiers (GED)
- Numérisation et balisage des métadonnées
- Utilisation de l'automatisation pour la conformité et l'efficacité
Gestion du changement et adoption
- Formation du personnel aux nouvelles procédures
- Implication de la direction et des champions du changement
- Élaboration de politiques internes et de guides utilisateurs
Exercices pratiques et révision
- Étude de cas : cartographie du cycle de vie des dossiers pour un ministère gouvernemental
- Pratique : rédaction d'un calendrier de conservation
- Écueils courants et leçons apprises
Synthèse et prochaines étapes
Pré requis
- Compréhension des pratiques de documentation organisationnelle
- Expérience des processus de manipulation de l'information ou d'archivage
- Connaissance des procédures de conformité ou d'administration publique
Public cible
- Gestionnaires de dossiers
- Professionnels de la gouvernance de l'information
- Administrateurs publics et personnel de conformité
7 Heures