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Plan du cours
Introduction à la gestion des dossiers
- Qu'est-ce que la gestion des dossiers et pourquoi est-elle importante ?
- Termes clés : dossiers, archives, actifs informationnels
- Principes d'une bonne gouvernance des dossiers
Cadres réglementaires et conformité
- Lois sur les documents publics et exigences de conservation
- Audits et conservations légales (saisies de documents)
- Norme ISO 15489 et autres normes internationales
Gestion du cycle de vie des dossiers
- Création, classement, stockage, conservation, élimination
- Gestion des métadonnées et traçabilité
- Archivage et protocoles d'élimination sécurisée
Classement et planification de la conservation
- Élaboration de schémas de classement
- Définir les règles de conservation en fonction des besoins juridiques, fiscaux et opérationnels
- Cycles de révision et gestion des exceptions
Dossiers numériques et automatisation
- Systèmes de gestion de documents et de dossiers électroniques (SGDDE)
- Numérisation et étiquetage des métadonnées
- Utilisation de l'automatisation pour la conformité et l'efficacité
Gestion du changement et adoption
- Former le personnel aux nouvelles procédures
- Sensibiliser la direction et les champions du changement
- Élaborer des politiques internes et des guides utilisateurs
Exercices pratiques et révision
- Étude de cas : cartographier le cycle de vie des dossiers pour un ministère du gouvernement
- Pratique : rédaction d'un calendrier de conservation
- Écueils courants et leçons apprises
Résumé et prochaines étapes
Pré requis
- Une compréhension des pratiques de documentation organisationnelle
- De l'expérience avec des processus de traitement ou d'archivage de l'information
- Une familiarité avec les procédures de conformité ou d'administration publique
Public cible
- Agents de la gestion des dossiers
- Professionnels en gouvernance de l'information
- Administrateurs publics et personnel de conformité
7 Heures