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Plan du cours
Introduction au classement et à la gestion de la documentation
- Types de systèmes de classement (alphabetique, numerique, par sujet, geographique)
- Avantages et inconvénients des différents systèmes
- Rôle de la documentation dans les organisations
- Exigences légales et réglementaires
Mise en place d'un système de classement efficace
- Évaluation des besoins organisationnels
- Choix du système de classement approprié
- Normalisation des conventions de nommage des fichiers
- Types de classeurs et solutions de stockage
- Techniques d'étiquetage et d'indexation
Gestion des dossiers actifs
- Identification des dossiers actifs
- Stratégies de gestion des dossiers actifs
- Création d'un plan de classement
- Mise en œuvre et maintien du plan de classement
Gestion des documents électroniques
- Introduction aux systèmes de gestion documentaire électronique (EDMS)
- Avantages du classement numérique
- Meilleures pratiques pour la numérisation des documents
- Gestion des documents numérisés
Gestion du cycle de vie des dossiers
- Normes de création de documents
- Saisie des dossiers dans le système
- Détermination des calendriers de conservation
- Conformité légale et réglementaire pour la conservation des dossiers
- Élimination sûre et sécurisée des dossiers
Sécurité et confidentialité
- Protocoles de sécurité pour les dossiers physiques et électroniques
- Contrôles d'accès et autorisations des utilisateurs
- Compréhension des lois et réglementations sur la protection des données
- Assurer la conformité dans les pratiques de documentation
Archivage et préservation
- Méthodes d'archivage des dossiers
- Solutions de stockage à long terme
- Techniques de conservation des dossiers physiques
- Assurer la pérennité des dossiers électroniques
Mise en œuvre des meilleures pratiques
- Procédures opérationnelles standard (SOP)
- Amélioration continue des processus de documentation
Résumé et prochaines étapes
Pré requis
- Aucun prérequis requis
Public cible
- Gestionnaires de bureau
- Assistants administratifs
7 Heures
Nos clients témoignent (3)
J'ai immédiatement pu voir où je remplissais incorrectement et je vais certainement améliorer mes remplissages.
Tsholofelo Ntshana-Phasha - Problast bs (pty) ltd
Formation - Filing Techniques and Documentation Management
Traduction automatique
Nommage des dossiers pour assurer la cohérence et la structure
Esther Xalabile - Problast bs (pty) ltd
Formation - Filing Techniques and Documentation Management
Traduction automatique
c'est pratique et instructif.
Keitumetse Sinah Ramokoka
Formation - Filing Techniques and Documentation Management
Traduction automatique